Pembuatan
Laporan Harian di Front Office
📌 Laporan harian (Daily Report) adalah
dokumen yang berisi ringkasan aktivitas di Front Office dalam satu hari.
Laporan ini sangat penting karena digunakan oleh manajemen dan departemen lain
untuk memantau kinerja hotel dan sering kali laporan ini di susun dalam sebuah
LOG BOOK
A. Jenis-Jenis Laporan Harian yang Dibuat
1️⃣ Front Office Daily
Report (Laporan Harian Front Office)
- Jumlah tamu check-in dan
check-out
- Jumlah kamar yang terisi
(Occupancy Rate)
- Jumlah kamar kosong yang
tersedia
- Data pendapatan dari kamar dan
layanan tambahan
- Jumlah tamu VIP atau tamu grup
yang datang
💡 Contoh:
"Hari ini hotel memiliki 150 kamar terisi dari total 200 kamar, dengan
tingkat okupansi 75%."
2️⃣ Night Audit Report
(Laporan Audit Malam)
- Dibuat oleh Night Auditor (staf
yang bekerja malam hari)
- Berisi rekonsiliasi data
keuangan, transaksi tamu, dan laporan pendapatan harian
- Memeriksa apakah ada kesalahan
dalam pencatatan pembayaran atau tagihan tamu
💡 Contoh:
"Total pendapatan hotel hari ini Rp75.000.000, terdiri dari kamar
Rp50.000.000, restoran Rp15.000.000, dan laundry Rp10.000.000."
3️⃣ Guest In-House Report
(Laporan Tamu yang Menginap)
- Daftar tamu yang masih menginap
di hotel
- Status pembayaran tamu (sudah
lunas atau masih ada tagihan)
- Permintaan khusus tamu
💡 Contoh:
"Tamu Mr. John di kamar 305 meminta wake-up call jam 06.00 dan sarapan
di kamar."
4️⃣ VIP & Special
Request Report (Laporan Tamu VIP & Permintaan Khusus)
- Daftar tamu penting (VIP) yang
menginap
- Permintaan khusus seperti extra
bed, layanan kamar tambahan, atau late check-out
💡 Contoh:
"Tamu VIP, Bapak Hadi di kamar 702, meminta check-out jam 15.00 dan
dijemput oleh mobil hotel ke bandara."
5️⃣ Reservation Report
(Laporan Reservasi)
- Daftar reservasi yang masuk
untuk hari ini dan hari-hari berikutnya
- Perkiraan okupansi hotel dalam
beberapa hari ke depan
💡 Contoh:
"Besok ada 80 kamar yang sudah dipesan, diperkirakan okupansi mencapai
85%."
B. Proses Pembuatan Laporan Harian
✔ Mengumpulkan Data
- Data diambil dari sistem hotel
(Property Management System/PMS) atau pencatatan manual oleh staf.
✔ Menganalisis dan Menyusun Laporan
- Data dibuat dalam bentuk tabel
atau dokumen agar mudah dibaca oleh manajemen dan departemen lain.
✔ Mendistribusikan Laporan
- Laporan dikirimkan ke General
Manager, Front Office Manager, dan departemen terkait.
2. Koordinasi Antar Departemen di Hotel
Karena
Front Office adalah pusat informasi hotel, departemen ini harus
berkoordinasi dengan berbagai divisi lain untuk memastikan semua layanan
berjalan lancar.
A. Koordinasi dengan Housekeeping
🔹 Memastikan kamar yang kosong sudah
dibersihkan dan siap ditempati tamu baru
🔹 Menyampaikan permintaan khusus tamu, seperti
extra bed, tambahan handuk, atau setrika
🔹 Mengupdate status kamar (Occupied,
Vacant, Out of Order)
💡 Contoh:
"Kamar 512 akan ditempati tamu dalam 30 menit, mohon diprioritaskan
untuk dibersihkan segera."
B. Koordinasi dengan F&B (Food &
Beverage)
🔹 Memastikan pesanan room service dikirim
tepat waktu
🔹 Menginformasikan jumlah tamu sarapan agar
restoran bisa menyiapkan jumlah makanan yang cukup
🔹 Memberikan daftar tamu VIP yang mendapatkan
layanan khusus di restoran atau lounge
💡 Contoh:
"Ada 120 tamu yang akan sarapan besok pagi, termasuk 5 tamu VIP yang
harus mendapatkan layanan prioritas."
C. Koordinasi dengan Engineering (Teknisi
Hotel)
🔹 Melaporkan kamar atau fasilitas yang
bermasalah (AC rusak, lampu mati, air panas tidak berfungsi)
🔹 Memastikan semua fasilitas dalam kondisi
baik sebelum tamu check-in
💡 Contoh:
"Tamu di kamar 302 melaporkan bahwa AC tidak dingin, mohon segera
diperbaiki."
D. Koordinasi dengan Security
🔹 Memastikan keamanan tamu, terutama VIP atau
tamu penting
🔹 Menangani kejadian khusus seperti kehilangan
barang atau tamu yang bermasalah
🔹 Berkoordinasi dalam pengelolaan akses masuk
tamu dan parkir kendaraan
💡 Contoh:
"Mohon keamanan ekstra di lobby malam ini, ada tamu VIP yang akan
check-in jam 22.00."
E. Koordinasi dengan Accounting
🔹 Memastikan semua transaksi tamu tercatat
dengan benar
🔹 Melaporkan pembayaran deposit dan refund
tamu saat check-out
🔹 Mengupdate laporan keuangan harian yang
dibuat oleh Night Auditor
💡 Contoh:
"Deposit tamu kamar 405 sebesar Rp1.000.000 telah dikembalikan saat
check-out, mohon dicatat di sistem."
Kesimpulan
📌 Laporan harian di Front Office
membantu manajemen hotel untuk memantau operasional secara real-time. Laporan
ini mencakup okupansi kamar, transaksi keuangan, daftar tamu VIP, hingga
permintaan khusus tamu.
📌 Koordinasi antar departemen sangat
penting agar pelayanan hotel berjalan lancar. Front Office harus berkomunikasi
dengan Housekeeping, F&B, Engineering, Security, dan Accounting
untuk memastikan semua kebutuhan tamu terpenuhi.
Dengan laporan harian yang akurat dan koordinasi yang baik, pengalaman tamu akan lebih nyaman dan operasional hotel menjadi lebih efisien. Sebagai profesional berpengalaman di dunia perhotelan, Anda pasti sudah terbiasa dengan proses ini.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar