Peran Duty Manager dan Supervisor Front Office

 

Peran Duty Manager dan Supervisor Front Office

Peran Duty Manager dan Supervisor Front Office di Hotel Profesional

Dalam dunia perhotelan, Duty Manager dan Front Office Supervisor memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional di Front Office Department. Mereka bertanggung jawab atas pengawasan tim, pelayanan tamu, serta menyelesaikan berbagai masalah yang muncul.

---

1. Peran Duty Manager di Hotel

A. Pengertian Duty Manager

📌 Duty Manager adalah perwakilan manajemen yang bertanggung jawab atas operasional hotel secara keseluruhan, terutama ketika General Manager atau manajemen utama tidak berada di tempat, seperti pada malam hari atau akhir pekan.

B. Tanggung Jawab Utama Duty Manager

✔ Mengawasi Seluruh Operasional Hotel

Memastikan seluruh departemen (Front Office, Housekeeping, Engineering, F&B, dll.) berjalan dengan baik.

Mengecek kesiapan kamar, restoran, dan fasilitas hotel lainnya sebelum tamu menggunakannya.

✔ Menangani Keluhan dan Permasalahan Tamu

Jika ada tamu yang komplain serius, Duty Manager harus memberikan solusi terbaik.

Contoh: Jika tamu mengeluh tentang kamar yang tidak sesuai ekspektasi, Duty Manager dapat menawarkan upgrade kamar atau kompensasi.

✔ Koordinasi dengan Semua Departemen

Berkoordinasi dengan Housekeeping untuk memastikan kamar tersedia sesuai permintaan tamu.

Bekerja sama dengan Engineering jika ada gangguan teknis, seperti AC rusak atau air panas tidak berfungsi.

✔ Menangani Situasi Darurat

Bertindak cepat dalam keadaan darurat seperti kebakaran, listrik padam, atau masalah keamanan.

Memastikan tamu dan karyawan mengikuti prosedur evakuasi hotel jika diperlukan.

✔ Mengecek Laporan dan Shift Karyawan

Mengisi Duty Manager Logbook, yang mencatat kejadian penting selama shift.

Memberikan laporan kepada manajemen utama tentang kondisi hotel selama tugasnya.

💡 Contoh Kasus Duty Manager:
Seorang tamu mengeluh karena kamar berisik akibat renovasi di lantai atas. Duty Manager segera menawarkan kamar pengganti yang lebih tenang dan memberikan complimentary drink sebagai bentuk permintaan maaf.

---

2. Peran Front Office Supervisor di Hotel

A. Pengertian Front Office Supervisor

📌 Front Office Supervisor adalah pemimpin tim Front Desk yang bertanggung jawab atas kelancaran operasional check-in, check-out, dan pelayanan tamu setiap hari.

B. Tanggung Jawab Utama Front Office Supervisor

✔ Mengawasi Tim Front Desk

Memastikan staf Receptionist, Bellboy, dan Concierge bekerja sesuai standar pelayanan hotel.

Memberikan briefing sebelum shift untuk menyampaikan informasi penting (VIP guest, special request, dll.).

✔ Mengawasi Proses Check-in dan Check-out

Memastikan semua transaksi dan registrasi tamu berjalan lancar tanpa kesalahan.

Menangani situasi seperti overbooking atau keterlambatan check-out tamu.

✔ Menangani Keluhan Kecil dari Tamu

Jika ada keluhan ringan, Supervisor menangani sebelum eskalasi ke Duty Manager.

Contoh: Jika tamu meminta late check-out hingga pukul 14.00, Supervisor bisa langsung memberikan keputusan jika kamar tersedia.

✔ Melatih dan Membantu Staf Front Office

Memberikan pelatihan kepada staf baru mengenai SOP layanan tamu, sistem reservasi, dan teknik komunikasi profesional.

Membantu staf yang mengalami kendala saat menangani tamu sulit atau transaksi yang rumit.

✔ Koordinasi dengan Housekeeping dan Engineering

Memastikan kamar siap tepat waktu sebelum tamu check-in.

Mengupdate Housekeeping jika ada permintaan khusus seperti extra bed atau dekorasi kamar untuk tamu honeymoon.

✔ Mengawasi Kas dan Transaksi di Front Desk

Memeriksa laporan kas harian dan memastikan semua transaksi tamu tercatat dengan benar.

💡 Contoh Kasus Front Office Supervisor:
Seorang tamu walk-in datang saat hotel hampir penuh. Supervisor harus cepat mencari kamar yang masih tersedia, menawarkan harga terbaik, dan memastikan tamu mendapatkan pengalaman menginap yang menyenangkan.

---

3. Perbedaan Duty Manager dan Front Office Supervisor

Aspek	Duty Manager	Front Office Supervisor
Fokus Tugas	Mengawasi operasional seluruh hotel	Mengawasi operasional Front Desk
Waktu Kerja	Shift malam, akhir pekan, atau saat manajemen tidak ada	Shift reguler, terutama saat check-in/check-out
Tanggung Jawab Utama	Menyelesaikan masalah besar & koordinasi antar departemen	Memimpin tim resepsionis & memastikan kelancaran layanan
Menangani Komplain	Komplain serius atau eskalasi dari Supervisor	Komplain kecil atau yang bisa diselesaikan di Front Desk
Koordinasi dengan	Semua departemen hotel	Housekeeping, Engineering, dan Reservations

---

4. Kesimpulan

✅ Duty Manager bertugas sebagai perwakilan manajemen yang mengawasi seluruh operasional hotel dan menangani masalah serius saat manajemen utama tidak ada.
✅ Front Office Supervisor bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Front Desk, memastikan pelayanan tamu berjalan lancar, dan membimbing timnya.
✅ Kedua peran ini sangat penting dalam menjaga kualitas layanan hotel dan memastikan tamu mendapatkan pengalaman menginap

WARNING !!!

SOP Front Office

Panduan Lengkap Untuk Menjadi FO Staff Profesional di Hotel Berbintang 

🔥 Siap Berkarier di Dunia Perhotelan? 🔥

Bagi siswa sekolah perhotelan, karyawan magang, dan pekerja junior di Front Office, memahami SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah kunci sukses untuk menjadi profesional di industri hotel. 

Kami telah menyiapkan E-book "Standar Operasional Prosedur (SOP) Front Office Operation" ini dirancang untuk membekali Anda dengan pengetahuan dan keterampilan praktis agar dapat bekerja sesuai standar industri perhotelan.

📌 Apa yang Anda Dapatkan?
✅ Panduan lengkap tentang tugas dan tanggung jawab di Front Office
✅ Langkah-langkah operasional dari check-in hingga check-out
✅ Standar layanan tamu untuk menciptakan pengalaman mengesankan
✅ Checklist dan materi training untuk meningkatkan keterampilan kerja

💼 Untuk Siapa Panduan Ini?
✔ Siswa perhotelan yang ingin memahami operasional Front Office sebelum terjun ke dunia kerja
✔ Karyawan magang dan junior yang ingin bekerja lebih profesional dan siap bersaing
✔ Front Office Manager yang membutuhkan materi training untuk meningkatkan kualitas timnya

🚀 Upgrade Skill Anda, Tingkatkan Karier Anda!
Jangan biarkan kesempatan ini lewat begitu saja ! 

Dapatkan file PDF eksklusif ini dan kuasai standar profesional Front Office dengan klik http://lynk.id/jobmate/4rl1rdojy12y/checkout

Dengan SOP ini, Anda akan lebih siap menghadapi tantangan di industri hotel dan menjadi talenta yang dicari oleh perusahaan perhotelan.

SEGERA UP DATE PENGETAHUANMU

Silahkan check di sini http://lynk.id/jobmate/4rl1rdojy12y/checkout

🔹 Siapkan masa depan Anda sekarang! 

Dapatkan e-book ini dan jadilah profesional Front Office yang handal! 🔥

SELAMAT BELAJAR....

SUKSES BUKANLAH PEMBERIAN

SUKSES MU ADALAH DARI KERJA KERASMU....