SISTEM RESERVASI DAN TEKNOLOGI FRONT OFFICE
4.1. Reservasi
Reservasi adalah kegiatan
yang dilakukan oleh tamu dalam rangka memesan sebuah kamar atau akomodasi
disebuah properti.
Bagian pemesanan kamar
sebagai bagian yang mempunyai peranan yang cukup penting, ini karena tinggi
rendahnya tingkat hunian kamar sangatlah ditentukan oleh kemampuan sisi
reservasi dalam menangani pemesanan kamar di hotel.
Seorang petugas reservasi
harus mempunyai kemampuan mengenai beberapa dasar reservasi, produk dan layanan
yang dipasarkan, bagaimana menjualnya atau tehnik jual, dan pemakaian tehnologi
komunikasi.
Arti Reservasi Adalah
Reservasi adalah sebuah
kata yang berawal dari bahasa Inggris yakni to reserve yang berarti menyiapkan
atau menyediakan tempat saat sebelum kita menikmati apa yang yang kita pesan
atau sedang kita perlukan.
Pemesanan kamar (room
reservation) untuk hotel adalah suatu pemesanan kamar yang dilaksanakan
beberapa waktu sebelumnya, yang didapat berbagai sumber dengan berbagai langkah
pemesanan untuk memastikan jika tamu mendapatkan kamar pada waktu check in.
Dengan data reservasi
inilah biasanya pihak hotel bisa mengetahui identitas tamu yang akan datang dan
biasanya digunakan juga untuk mengetahui kira-kira tingkat hunian kamar dalam
periode tertentu.
Klasifikasi Reservasi
Berdasarkan klasifikasinya,
reservasi dibedakan atas 3 pembagian yaitu :
1. Reservasi Perseorangan
(Individu Reservation)
Individu reservasi adalah
pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan, atau sebuah keluarga.
Reservasi ini umumnya dilaksanakan
sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang diberi adalah harga biasa
atau harga paket.
2. Reservasi Kelompok/Tur
(Grup/Tur Reservation)
Grup/Tur reservasi adalah
pemesanan kamar yang biasanya dibuat oleh agen atau agen perjalanan untuk beberapa
konsumennya.
Pesanan dibuar untuk tamu
yang tiba berombongan. Sering harga yang diberi ialah harga potongan harga
karena jumlah kamar yang dipesan cukup banyak.
3. Reservasi Pertemuan
(Konferensi Reservation).
Konferensi reservasi adalah
pemesanan kamar untuk sebuah kelompok yang akan melakukan meeting atau
pertemuan di hotel.
Reservasi ini biasanya
dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau satu asosiasi. Harga yang diberi
untuk reservasi pertemuan ialah harga komersial.
Jenis-Jenis Reservasi
1. Online Reservation
Perkembangan tehnologi
sekarang ini menyebabkan metode reservasi mengalami perubahan kearah metode
reservasi online.
Reservasi Online dapat dijangkau oleh siapa saja dan
dimana saja mereka ada yang mempunyai koneksi internet.
Hanya dengan terhubung web
bisa lakukan pemesanan kamar di hotel. Ini lebih menolong hotel dalam
memasarkan produk dan menjual kamarnya.
2. Offline Reservation
Sistem reservasi yang
memakai pengiriman reservasi langsung ke hotel dengan media reservasi seperti
telephone, fax, e-mail, dan walk in.
Sumber- Sumber Reservasi
Sumber reservasi adalah darimana reservasi itu berasal.
Biasanya sumber reservasi busa dikategorikan sebagai berikut :
Company (perusahaan)
Perusahaan merupakan salah
satu sumber pemesanan kamar/ reservasi adalah perusahaan swasta,
perusahaan asing, perusahaan gabungan (joint venture) serta perusahaan Negara.
Reservasi melalui jalur ini
umumnya mempunyai langganan tetap di tiap daerah tujuan wisata, bahkan
mempunyai harga tertentu sesuai kesepakatan awal.
Travel Agent
Travel Agent sebagai satu
badan usaha yang beroperasi di sektor layanan jasa. Mereka memberi servis
berbentuk informasi ke beberapa calon pelancong yang akan melakukan perjalanan
liburan.
Travel Agent mempunyai
peran penting sebagai mitra sebuah hotel dalam usaha menaikkan tingkat hunian
kamar.
Tidak hanya pemberian
informasi, travel agent juga membantu dalam soal pemesanan kamar hotel.
Pemesanan kamar lewat travel agent dikelompokkan jadi dua yakni :
- FIT (Free Independent
Traveller) atau orang yang melakukan perjalanan secara individu, tidak
bersama kelompok.
- GIT (Grup Inclusive Tour) atau
beberapa orang yang melangsungkan perjalanan pada suatu group. Umumnya
dalam GIT sudah termaksud paket perjalanan.
Dari jenisnya pun travel
agent dibagi lagi menjadi online dan offline travel agent.
Government (Pemerintahan)
Pemerintahan merupakan
sumber pendatang tamu yang cukup banyak memberikan kontribusi, karena dari
pemerintah seringkali melaksanakan perjalanan dinas dan memiliki sumber yang
begitu banyak seperti BUMN, departemen-departemen dan pemda.
Perseorangan
Perseorangan ialah sumber
pemesanan kamar yang mempunyai sifat bebas, siapa pun bisa melakukan pemesanan.
Pemesanan kamar ini dapat dilaksanakan dengan bermacam cara dimulai dari
telephone, e-mail, fax, dan lain-lain. Pemesanan kamar jenis ini membantu hotel
dalam kenaikan revenue karena harga yang lebih mahal daripada harga (contract
rate) ke travel agent lain.
Booking Engine ( Website )
Website merupakan salah
satu sumber booking yang saat ini sedang trend. Para calon tamu bisa langsung
melakukan reservasi di website dengan bantuan booking engine untuk lebih
menggampangkan proses reservasi tersebut. Biasanya harga relatif lebih murah
karena harga net dari hotel.
Kategori Reservasi
Selain sumber, dari sisi
kategori reservasi juga dibedakan dalam 4 kategori seperti berikut :
Confirmed Reservation
Confirmed reservasi adalah
pemesanan kamar yang telah disepakati oleh pihak hotel dengan bukti berbentuk
confirmation letter yang dikirim ke tamu yang bersangkutan. Confirmation letter
ini harus dibawa oleh tamu di saat cek in sebagai bukti untuk mendapatkan
kamar.
Guaranteed Reservation
Guaranteed reservasi adalah
pemesanan kamar yang telah ditanggung oleh tamu yang berkaitan, pembatalan
berlaku sampai cek in time, jika tamu tidak tiba dan tidak memberi kabar,
karena itu kepada yang bersangkutan dikenai no-show charge sepanjang satu
malam.
Advanced Payment
Reservation
Advance payment reservation
adalah pemesanan kamar yang dilaksanakan beberapa saat awalnya, yang mana tamu
telah bayar uang muka (advance deposit).
Waiting List Reservation
