HOTEL & PELAYANAN

Pembuatan Laporan Harian di Front Office

📌 Laporan harian (Daily Report) adalah dokumen yang berisi ringkasan aktivitas di Front Office dalam satu hari. Laporan ini sangat penting karena digunakan oleh manajemen dan departemen lain untuk memantau kinerja hotel dan sering kali laporan ini di susun dalam sebuah LOG BOOK

A. Jenis-Jenis Laporan Harian yang Dibuat

1️⃣ Front Office Daily Report (Laporan Harian Front Office)

Jumlah tamu check-in dan check-out
Jumlah kamar yang terisi (Occupancy Rate)
Jumlah kamar kosong yang tersedia
Data pendapatan dari kamar dan layanan tambahan
Jumlah tamu VIP atau tamu grup yang datang

💡 Contoh:
"Hari ini hotel memiliki 150 kamar terisi dari total 200 kamar, dengan tingkat okupansi 75%."

2️⃣ Night Audit Report (Laporan Audit Malam)

Dibuat oleh Night Auditor (staf yang bekerja malam hari)
Berisi rekonsiliasi data keuangan, transaksi tamu, dan laporan pendapatan harian
Memeriksa apakah ada kesalahan dalam pencatatan pembayaran atau tagihan tamu

💡 Contoh:
"Total pendapatan hotel hari ini Rp75.000.000, terdiri dari kamar Rp50.000.000, restoran Rp15.000.000, dan laundry Rp10.000.000."

3️⃣ Guest In-House Report (Laporan Tamu yang Menginap)

Daftar tamu yang masih menginap di hotel
Status pembayaran tamu (sudah lunas atau masih ada tagihan)
Permintaan khusus tamu

💡 Contoh:
"Tamu Mr. John di kamar 305 meminta wake-up call jam 06.00 dan sarapan di kamar."

4️⃣ VIP & Special Request Report (Laporan Tamu VIP & Permintaan Khusus)

Daftar tamu penting (VIP) yang menginap
Permintaan khusus seperti extra bed, layanan kamar tambahan, atau late check-out

💡 Contoh:
"Tamu VIP, Bapak Hadi di kamar 702, meminta check-out jam 15.00 dan dijemput oleh mobil hotel ke bandara."

5️⃣ Reservation Report (Laporan Reservasi)

Daftar reservasi yang masuk untuk hari ini dan hari-hari berikutnya
Perkiraan okupansi hotel dalam beberapa hari ke depan

💡 Contoh:
"Besok ada 80 kamar yang sudah dipesan, diperkirakan okupansi mencapai 85%."

B. Proses Pembuatan Laporan Harian

✔ Mengumpulkan Data

Data diambil dari sistem hotel (Property Management System/PMS) atau pencatatan manual oleh staf.

✔ Menganalisis dan Menyusun Laporan

Data dibuat dalam bentuk tabel atau dokumen agar mudah dibaca oleh manajemen dan departemen lain.

✔ Mendistribusikan Laporan

Laporan dikirimkan ke General Manager, Front Office Manager, dan departemen terkait.

2. Koordinasi Antar Departemen di Hotel

Karena Front Office adalah pusat informasi hotel, departemen ini harus berkoordinasi dengan berbagai divisi lain untuk memastikan semua layanan berjalan lancar.

A. Koordinasi dengan Housekeeping

🔹 Memastikan kamar yang kosong sudah dibersihkan dan siap ditempati tamu baru
🔹 Menyampaikan permintaan khusus tamu, seperti extra bed, tambahan handuk, atau setrika
🔹 Mengupdate status kamar (Occupied, Vacant, Out of Order)

💡 Contoh:
"Kamar 512 akan ditempati tamu dalam 30 menit, mohon diprioritaskan untuk dibersihkan segera."

B. Koordinasi dengan F&B (Food & Beverage)

🔹 Memastikan pesanan room service dikirim tepat waktu
🔹 Menginformasikan jumlah tamu sarapan agar restoran bisa menyiapkan jumlah makanan yang cukup
🔹 Memberikan daftar tamu VIP yang mendapatkan layanan khusus di restoran atau lounge

💡 Contoh:
"Ada 120 tamu yang akan sarapan besok pagi, termasuk 5 tamu VIP yang harus mendapatkan layanan prioritas."

C. Koordinasi dengan Engineering (Teknisi Hotel)

🔹 Melaporkan kamar atau fasilitas yang bermasalah (AC rusak, lampu mati, air panas tidak berfungsi)
🔹 Memastikan semua fasilitas dalam kondisi baik sebelum tamu check-in

💡 Contoh:
"Tamu di kamar 302 melaporkan bahwa AC tidak dingin, mohon segera diperbaiki."

D. Koordinasi dengan Security

🔹 Memastikan keamanan tamu, terutama VIP atau tamu penting
🔹 Menangani kejadian khusus seperti kehilangan barang atau tamu yang bermasalah
🔹 Berkoordinasi dalam pengelolaan akses masuk tamu dan parkir kendaraan

💡 Contoh:
"Mohon keamanan ekstra di lobby malam ini, ada tamu VIP yang akan check-in jam 22.00."

E. Koordinasi dengan Accounting

🔹 Memastikan semua transaksi tamu tercatat dengan benar
🔹 Melaporkan pembayaran deposit dan refund tamu saat check-out
🔹 Mengupdate laporan keuangan harian yang dibuat oleh Night Auditor

💡 Contoh:
"Deposit tamu kamar 405 sebesar Rp1.000.000 telah dikembalikan saat check-out, mohon dicatat di sistem."

Kesimpulan

📌 Laporan harian di Front Office membantu manajemen hotel untuk memantau operasional secara real-time. Laporan ini mencakup okupansi kamar, transaksi keuangan, daftar tamu VIP, hingga permintaan khusus tamu.

📌 Koordinasi antar departemen sangat penting agar pelayanan hotel berjalan lancar. Front Office harus berkomunikasi dengan Housekeeping, F&B, Engineering, Security, dan Accounting untuk memastikan semua kebutuhan tamu terpenuhi.

Dengan laporan harian yang akurat dan koordinasi yang baik, pengalaman tamu akan lebih nyaman dan operasional hotel menjadi lebih efisien. Sebagai profesional berpengalaman di dunia perhotelan, Anda pasti sudah terbiasa dengan proses ini.

WARNING !!!

SOP Front Office

Panduan Lengkap Untuk Menjadi Profesional di Hotel Berbintang

🔥 Siap Berkarier di Dunia Perhotelan? 🔥

Bagi siswa sekolah perhotelan, karyawan magang, dan pekerja junior di Front Office, memahami SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah kunci sukses untuk menjadi profesional di industri hotel.

Kami telah menyiapkan E-book "Standar Operasional Prosedur (SOP) Front Office Operation" ini dirancang untuk membekali Anda dengan pengetahuan dan keterampilan praktis agar dapat bekerja sesuai standar industri perhotelan.

📌 Apa yang Anda Dapatkan?
✅ Panduan lengkap tentang tugas dan tanggung jawab di Front Office
✅ Langkah-langkah operasional dari check-in hingga check-out
✅ Standar layanan tamu untuk menciptakan pengalaman mengesankan
✅ Checklist dan materi training untuk meningkatkan keterampilan kerja

💼 Untuk Siapa Panduan Ini?
✔ Siswa perhotelan yang ingin memahami operasional Front Office sebelum terjun ke dunia kerja
✔ Karyawan magang dan junior yang ingin bekerja lebih profesional dan siap bersaing
✔ Front Office Manager yang membutuhkan materi training untuk meningkatkan kualitas timnya

🚀 Upgrade Skill Anda, Tingkatkan Karier Anda!
Jangan biarkan kesempatan ini lewat begitu saja !

Dapatkan file PDF eksklusif ini dan kuasai standar profesional Front Office dengan klik http://lynk.id/jobmate/4rl1rdojy12y/checkout

Dengan SOP ini, Anda akan lebih siap menghadapi tantangan di industri hotel dan menjadi talenta yang dicari oleh perusahaan perhotelan.

SEGERA UP DATE PENGETAHUANMU

Silahkan check di sini http://lynk.id/jobmate/4rl1rdojy12y/checkout

🔹 Siapkan masa depan Anda sekarang!

Dapatkan e-book ini dan jadilah profesional Front Office yang handal! 🔥

SELAMAT BELAJAR....

SUKSES BUKANLAH PEMBERIAN

SUKSES MU ADALAH DARI KERJA KERASMU....

ADMINISTRASI DAN LAPORAN FRONT OFFICE

ADMINISTRASI DAN LAPORAN

FRONT OFFICE

3.1. Pengelolaan dokumen tamu

A. Dokumen Saat Check-in

✔ Formulir Registrasi Tamu – Berisi nama, alamat, nomor telepon, email, tanda tangan tamu, dan durasi menginap.
✔ Identitas Tamu – KTP, Paspor, atau SIM yang difotokopi atau dipindai untuk verifikasi.
✔ Voucher Reservasi – Jika tamu memesan melalui agen perjalanan atau Online Travel Agent (OTA), voucher ini akan menjadi bukti pemesanan.
✔ Deposit atau Jaminan – Bisa berupa uang tunai, kartu kredit, atau voucher perusahaan.

💡 Contoh:
Seorang tamu datang untuk check-in dengan pemesanan dari Agoda. Resepsionis meminta paspor, mencetak voucher reservasi, dan meminta deposit sebagai jaminan.

B. Dokumen Selama Menginap

✔ Guest Folio (Tagihan Tamu) – Berisi seluruh transaksi tamu selama menginap, termasuk biaya kamar, makanan, laundry, spa, dan layanan lainnya.
✔ Permintaan Khusus (Guest Request Form) – Jika tamu meminta tambahan fasilitas seperti extra bed, late check-out, atau layanan kamar khusus.
✔ Laporan Keamanan (Incident Report) – Jika terjadi insiden, seperti kehilangan barang atau keluhan dari tamu.

💡 Contoh:
Seorang tamu memesan layanan spa dan makan malam di restoran hotel. Semua biaya ini otomatis tercatat dalam Guest Folio yang akan dibayar saat check-out.

C. Dokumen Saat Check-out

✔ Final Bill (Tagihan Akhir) – Rincian semua transaksi yang harus dibayar tamu sebelum meninggalkan hotel.
✔ Bukti Pembayaran – Jika tamu membayar dengan tunai, kartu kredit, atau transfer, bukti pembayaran harus disimpan.
✔ Feedback Form (Kuesioner Tamu) – Untuk menilai pengalaman tamu selama menginap dan mendapatkan masukan bagi hotel.
✔ Bukti Refund Deposit – Jika tamu meninggalkan deposit di awal, bukti pengembalian harus diberikan.

💡 Contoh:
Saat check-out, tamu memeriksa tagihan akhir, membayar biaya tambahan, dan memberikan feedback tentang pengalaman menginap.

D. Dokumen Keamanan dan Privasi Tamu

✔ Guest Complaint Log – Catatan keluhan tamu dan solusi yang diberikan.
✔ Blacklisted Guest Record – Data tamu yang pernah membuat masalah dan dilarang menginap kembali.
✔ Lost & Found Log – Jika tamu meninggalkan barang setelah check-out, hotel mencatat dan menyimpan barang tersebut sesuai prosedur.

💡 Contoh:
Seorang tamu lupa meninggalkan dompetnya di kamar setelah check-out. Housekeeping melaporkan ke Front Office, dan dompet tersebut dicatat dalam Lost & Found Log sebelum dikembalikan kepada tamu.

2. Cara Pengelolaan Dokumen yang Efektif

🔹 Penyimpanan yang Rapi dan Terorganisir

Dokumen fisik harus disimpan dalam file atau arsip dengan kategori yang jelas.
Dokumen digital harus dikelola dengan sistem Property Management System (PMS) atau database hotel.

🔹 Keamanan dan Kerahasiaan Data Tamu

Identitas tamu tidak boleh diberikan kepada pihak luar tanpa izin.
Dokumen yang tidak diperlukan harus dihancurkan dengan mesin shredder agar tidak disalahgunakan.

🔹 Update dan Pemeliharaan Data

Pastikan semua informasi tamu selalu diperbarui, terutama untuk tamu reguler atau VIP.
Dokumen lama yang tidak lagi diperlukan harus disimpan sesuai kebijakan hotel sebelum akhirnya dimusnahkan.

🔹 Akses Terbatas untuk Dokumen Penting

Hanya staf yang berwenang yang boleh mengakses data tamu, terutama informasi keuangan dan identitas.
Penggunaan password atau otorisasi diperlukan untuk dokumen digital dalam sistem hotel.

💡 Contoh:
Seorang tamu VIP sering menginap di hotel. Resepsionis dapat melihat riwayat kunjungannya di sistem dan menawarkan kamar favoritnya tanpa perlu menanyakan ulang.

3. Manfaat Pengelolaan Dokumen yang Baik

✔ Meningkatkan efisiensi layanan – Tamu tidak perlu menunggu lama saat check-in atau check-out.
✔ Menghindari kesalahan data – Semua transaksi dan permintaan tamu tercatat dengan baik.
✔ Menjaga keamanan dan privasi – Data tamu tetap aman dan tidak disalahgunakan.
✔ Meningkatkan kepuasan tamu – Pelayanan menjadi lebih cepat dan profesional.